Automatizace · Lidé, data a znalosti
Firemní e-mailové podpisy: jednotně v Gmailu i Outlooku
Jeden schválený podpis pro celou firmu, nasazený centrálně přes správu Google Workspace nebo Microsoft 365. Jméno, funkce a telefon se berou z firemního účtu, takže nový člověk má správný podpis od prvního e-mailu.
Poznáváte to?
Podpis je drobnost. Dokud ho každý nemá jinak.
-
„Každý má jiný podpis. Někdo s logem, někdo jen jméno.“
-
„V podpisech je pořád staré telefonní číslo a stará adresa.“
-
„Nový kolega posílá první týden e-maily úplně bez podpisu.“
-
„Na mobilu se z podpisu stane hromada odkazů a rozsypaný obrázek.“
-
„Měníme logo a nevíme, kolika lidem to musíme jít nastavit.“
Co pro vás nastavíme
Podpis navrhneme jednou a nasadíme ho všem. Ne tak, že každému pošleme návod.
Návrh jednotného podpisu
Jméno, funkce, telefon, logo a odkaz na web. Jednoduchý formát, který se v běžných poštovních programech nerozpadne. Návrh schválíte, teprve pak ho nasadíme.
Podpis v Gmailu (Google Workspace)
Podpis nastavíme všem uživatelům centrálně přes rozhraní Gmailu. Jednotný text, třeba právní patičku, umí správa Google Workspace přidat ke všem odchozím e-mailům.
Podpis v Outlooku (Microsoft 365)
Microsoft 365 umí přidat podpis ke všem e-mailům, které odcházejí z firmy, pravidlem na serveru. Údaje jako jméno, funkce nebo telefon si vezme z účtu odesílatele.
Údaje z firemních účtů
Jméno, funkci a telefon doplníme v účtech uživatelů. Podpis se z nich skládá sám, takže změna čísla nebo funkce se upraví na jednom místě.
Nástupy a změny
Nový člověk dostane podpis spolu s firemním účtem. Když změníte logo nebo adresu, upraví se podpis všem najednou.
Test v Gmailu, Outlooku a na telefonu
Než podpis pustíme všem, pošleme zkušební e-maily do Gmailu, Outlooku, na iPhone i Android a zkontrolujeme, jak vypadá u příjemce.
Kde jde podpis spravovat centrálně
Podle dokumentace Googlu a Microsoftu. Co přesně jde u vás, záleží na tom, jakou poštu a tarif máte. To ověříme na auditu.
Google Workspace: jednotná patička
Správce v konzoli Google Workspace nastaví text, který se přidá ke všem odchozím e-mailům uživatelů v organizační jednotce, i k e-mailům z aliasů. Obrázky musí být na veřejné webové adrese, ne na Disku.
Gmail: podpis každého uživatele
Rozhraní Gmailu umí nastavit podpis ke každé adrese a aliasu. Google uvádí, že se vkládá do e-mailů psaných v Gmailu na webu, proto mobilní aplikace testujeme zvlášť.
Microsoft 365: pravidlo na serveru
Pravidlo toku pošty v Exchange Online přidá podpis nebo patičku ke všem e-mailům, které odcházejí z firmy. Umí HTML, obrázky a údaje z účtu odesílatele, například jméno, funkci a telefon. Pravidlo jde nejdřív vyzkoušet bez ostrého nasazení.
Outlook na webu
Podpis pro Outlook na webu jde nastavit správcem pro jednotlivé schránky. Podle Microsoftu platí jen pro Outlook na webu a zčásti pro nový Outlook, ne pro ostatní poštovní programy.
Máte poštu jinde než v Google Workspace nebo Microsoft 365? Na auditu ověříme, co váš poskytovatel umí.
Kdy nás nepotřebujete
Jednotný podpis není velký projekt. Když ho zvládnete sami, řekneme vám to.
- Jste dva nebo tři lidé
- Podpis si každý vloží v nastavení Gmailu nebo Outlooku sám. Stačí jedna šablona, kterou si předáte.
- Stačí vám jednotná právní patička
- Patičku ke všem odchozím e-mailům nastaví váš správce přímo v konzoli Google Workspace nebo pravidlem v Microsoft 365. Na to nás nepotřebujete.
- Chcete v podpisech kampaně a statistiky prokliků
- Na to jsou specializované nástroje na správu podpisů s vlastním předplatným. My děláme jednotný podpis a jeho nasazení, ne marketingové kampaně.
Jak to probíhá
- 01
Audit zdarma
30 minut. Jakou máte poštu, kolik lidí a jak dnes podpisy vypadají.
Výstup: Doporučení dalšího kroku
- 02
Návrh podpisu
Připravíme podpis podle vaší značky. Vy ho schválíte.
Výstup: Schválený podpis
- 03
Test
Zkušební e-maily do Gmailu, Outlooku, na iPhone a Android. Opravíme, co se rozpadá.
Výstup: Ověřený podpis
- 04
Nasazení a předání
Podpis nasadíme centrálně všem a ukážeme, jak ho upravit a co udělat při nástupu nového člověka.
Výstup: Podpis u celého týmu
Časté otázky
Nastavíte podpis všem najednou?
Bude podpis vypadat dobře i v telefonu?
Co když nastoupí nový člověk?
Může být v podpisu logo?
Musí si někdo něco instalovat?
Jste partner Googlu nebo Microsoftu?
Kolik to stojí a jak dlouho to trvá?
Poptávka — E-mailové podpisy
Napište nám, co řešíte. Začínáme auditem zdarma na 30 minut.